CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE D'AMIENS CONVENTION DE FONCTIONNEMENT Les soussignés - Centre Hospitalier Universitaire d'Amiens représenté par son Directeur Général, Philippe DOMY, et L’Association des Coureurs de fond représentée par son Président, James PRANGERE, ont convenu et arrêté ce qui suit PREAMBULE Des associations à but non lucratif peuvent être domiciliées ou avoir une activité dans l'enceinte hospitalière. Leur création doit être conforme à la réglementation en vigueur et aux règles définies dans la charte de fonctionnement des associations du 1er octobre 2000. Le Centre Hospitalier Universitaire d'Amiens a autorisé l’Association des Coureurs de fond à domicilier son siège social dans les locaux du Centre Hospitalier Universitaire d’Amiens. Cette association a pour objet la participation du personnel hospitalier et de leurs familles aux manifestations régionales et nationales inter-hospitalières ainsi qu’à un certain nombre de courses extra-hospitalières dont le nombre et le choix sera fixé chaque année. En qualité d’association de personnel, l’association des coureurs de fond organise et participe à des activités dont le caractère public et médiatique contribue au développement de l’image du C.H.U d’Amiens. L’association est subventionnée par le CGOS Nord-Picardie. Pour tenir compte de l’environnement du C.H.U, l’association peut accepter, en plus des hospitaliers et de leurs familles, l’adhésion : - de personnels de la Trésorerie, de l’Etablissement Français du Sang, de la Biobanque, du SIHPIC et d’autres établissements publics de santé sous certaines conditions. - des étudiants appartenant aux instituts de formation et des écoles du C.H.U d’amiens. De façon à pouvoir compléter les équipes lors de compétitions sportives, l’association peut accepter ponctuellement la participation de membres n’appartenant pas aux établissements ou écoles cités ci-dessus. La présente convention a pour but de définir les conditions de fonctionnement de l'association au sein du C.H.U et également les conditions dans lesquelles le C.H.U d’AMIENS met à sa disposition les locaux et autres moyens décrits aux articles suivants pour lui permettre d'assurer ses missions. I - MOYENS HOSPITALIERS mis à DISPOSITION de l’ASSOCIATION 1.1 - INTERLOCUTEUR Le C.H.U confère à la Direction de la Clientèle la qualité d’interlocuteur unique pour toutes les questions relatives aux associations ayant une activité au sein de l’établissement. A ce titre, la Direction de la Clientèle sera destinataire du courrier de l’association adressé au C.H.U d’Amiens et sera l’intermédiaire des associations vis à vis des autres directions de l’établissement et réciproquement. I.2 - LOCAUX Le C.H.U met à la disposition de l'association, à sa demande, dans la limite des disponibilités, une salle de réunion. Le C.H.U assure également la fourniture des fluides, du chauffage et de l’éclairage. Les membres du bureau de l’association sont autorisés à utiliser les bureaux dont ils disposent pour leurs fonctions hospitalières, eu égard au volume de l’activité et à la nature de l’activité de l’association. I.3 - PERSONNELS Le Président de l’association déclare n’utiliser aucun personnel du C.H.U pendant son temps de travail, pour le fonctionnement de l’association. I.4 – MOYENS DE COMMUNICATION L’association est autorisée à utiliser les moyens de communication : téléphone interne, internet, télécopieur, courrier interne, affichage, pour des échanges à but associatif. L’usage doit en être modéré. A défaut, le C.H.U sera en droit de demander le paiement des communications à l’association. L’association privilégie le courrier interne et l’utilisation de la messagerie interne pour les correspondances à destination de ses adhérents. I.5 - SERVICES GENERAUX RESTAURATION : Les membres de l'association qui ont le statut de personnel du C.H.U ont accès au restaurant du C.H.U au prix consenti au personnel de l'établissement public; les autres membres de l’association bénéficient du tarif appliqué aux visiteurs. TRANSPORTS : En fonction des disponibilités, le C.H.U peut mettre à disposition de l’association un ou plusieurs véhicules dans le cadre des rencontres CGOS ou inter-établissements. I.6 - MATERIELS ET FOURNITURES Le Président de l’association déclare ne pas faire appel au C.H.U pour l’approvisionnement en fournitures de bureau, en photocopies, en télécopies et en petit matériel de bureau. Les photocopies en petit nombre sont tolérées. Pour les tirages supérieurs à 30 feuilles de papier par trimestre, la facturation se fera selon le tarif annuel établi par le C.H.U. I. 7 - PROMOTION DES ACTIVITES L’association par son ouverture sur le monde extérieur (présence dans des congrès, participation à des rencontres parrainées ou non par le CGOS, actions de formation) participe au développement de l’image du CHU et à ce titre, peut bénéficier d’une aide en matière de communication pour promouvoir ses activités (articles dans la revue Reflets, diffusion d’informations sur le réseau intranet, supports de communication, utilisation du logo du C.H.U sur les maillots). II - MOYENS DE FONCTIONNEMENT PROPRES A L'ASSOCIATION II.1 - PERSONNEL DE L'ASSOCIATION Le Président de l'association déclare ne pas employer de personnel extérieur au C.H.U. Si postérieurement à cette convention, l’association décide d’employer directement du personnel salarié, celui-ci relèvera du statut de droit privé et l’association devra fournir à la direction du C.H.U et joindre en annexe de la convention, la liste nominative des personnes qu’elle emploie. L’association devra informer son personnel, par mention dans le contrat de travail, de l’obligation qui lui est faite de respecter le Règlement intérieur, les règles d’hygiène et de sécurité et d’observer le secret professionnel. L’association sera responsable, dans les conditions de droit commun, des dommages que son personnel pourrait causer aux tiers, y compris des dommages résultant de l’utilisation de matériels et d’équipements qui pourraient être mis à sa disposition par le C.H.U. L’association s’engage à fournir une attestation d’assurance en responsabilité civile destinée à couvrir son activité. L’association doit justifier être à jour des obligations légales en matière de médecine du travail. II.2 - MATERIELS DE L'ASSOCIATION L'association qui est propriétaire de matériels installés sur le site du C.H.U d’Amiens et listés en annexe, en assure la maintenance et souscrit une assurance spécifique pour ses matériels. En aucun cas, la responsabilité du C.H.U d’Amiens ne pourrait être engagée pour des dommages causés par ces matériels et le C.H.U n’en assurera la maintenance.III - CONDITIONS FINANCIERESL’utilisation de moyens hospitaliers par l'association, telle que définie aux paragraphes précédents, se fera à titre gratuit si l’association en fait un usage modéré et raisonnable. A défaut, elle sera facturée par le C.H.U qui sera fondé à émettre à l’encontre de l’association des titres de recettes dont les bases seront les suivantes. III.1 - REDEVANCE D'OCCUPATIONPour ses réunions, une salle est mise à disposition par le C.H.U à titre gracieux et à ce titre, l’association est exonérée de redevance d’occupation et des charges locatives. III.2 – DEPENSES DE PERSONNELL’association n’utilisant pas de personnel du C.H.U, n’est pas tenue au remboursement des dépenses de personnel. III.3 - DEPENSES DE FONCTIONNEMENTL’association ne faisant pas appel au C.H.U pour les fournitures de bureau, les photocopies, les télécopies et le petit matériel de bureau, n’est pas redevable du forfait de fonctionnement. III.4 - DEPENSES LIEES A L'UTILISATION DES MATERIELS L’association pourra utiliser le matériel informatique de bureau mis ponctuellement et gracieusement à sa disposition. III. 5 - SUBVENTION ET AIDE DU CHU L’association peut après demande motivée, bénéficier d’une subvention dont le montant est fixé et voté par le Conseil d’Administration du C.H.U annuellement. Pour solliciter cette subvention, l’association devra présenter sa demande par courrier adressé à la Direction Générale, avant le 30 mai de l’année en cours. Le dossier de demande de subvention devra être accompagné du bilan financier de l’année précédente, du budget prévisionnel de l’année au titre de laquelle la subvention est sollicitée, du projet d’activités indiquant plus particulièrement les raisons de la demande de subvention, le nombre d’adhérents en distinguant ceux appartenant au C.H.U et les autres adhérents. Toutefois, le renouvellement de la subvention n’est pas un droit.IV – PARTICIPATION DES ASSOCIATIONSIV.1 – PARTICIPATIONLes membres des associations mobilisés à la demande du C.H.U pour la préparation et la participation à des activités organisées par l’établissement (journée anti-tabac, journée du cœur, manifestations destinées aux personnes hospitalisées) doivent être considérés comme des agents du C.H.U en service et bénéficier des droits qui y sont associés.IV.2 – REUNIONSEn cas de convocation à des réunions à la demande du C.H.U, les membres des associations bénéficient de la prise en charge sur leur temps de travail.Pour les réunions organisées par le CGOS, les membres des associations bénéficient de la prise en charge sur leur temps de travail. V - OBLIGATIONS DE L'ASSOCIATIONL’association s'engage à communiquer au C.H.U. d'Amiens, avant le 15 décembre de chaque année, les pièces suivantes :- Statuts en cas de modifications éventuelles déposées auprès de l'administration préfectorale,- Composition du bureau et modifications éventuelles,- Rapport moral et rapport financier de l’année N-1 présentés en Assemblée Générale, bilan financier et compte d'exploitation de l’année N-1, - Tableau des emplois et tableau des immobilisations ainsi que les modifications d'utilisation des moyens hospitaliers de l’année N-1,- Budget prévisionnel de l’année N,- Attestation d’assurance en cours de validité. L’association s’engage à respecter l’obligation de déclarer auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) ses fichiers informatiques comportant des informations nominatives conformément aux dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.D’autre part, l’association devra fournir au C.H.U. le numéro d’avis de sa déclaration à la CNIL.VI - DATE D'EFFET - DUREELa présente convention est conclue pour une durée de 3 ans, renouvelable par tacite reconduction. Elle prend effet à la date de signature par les parties.Elle peut toutefois être revue en cours d’exécution si des modifications substantielles interviennent au sein de l’association.VII - RESILIATIONLa présente convention peut être résiliée à l'initiative de l'une ou l'autre des parties en cas d'inobservation des clauses qu'elle contient, par lettre recommandée avec accusé réception, avec effet immédiat.En l'absence de tout manquement, elle peut également faire l'objet d'une demande de résiliation à l'initiative de l'une ou l'autre des parties sous réserve d'un préavis de 3 mois, formalisé par lettre recommandée avec accusé réception.Fait à Amiens, le 11 août 2006,Pour l’association,Pour le Centre Hospitalier Universitaire d'Amiens, Le Président,J. PRANGERELe Directeur Général, P. DOMY

COURIR AU CHU D'AMIENS PICARDIE COURSE DE FOND,GRAND FOND ET ULTRAFOND
Création juin 2007 JP. Administration du site James Prangère .Aide logistique Test de VMA Stéphane Ramponneau Association loi 1901déclaration en date du 4 juillet 1991. Récépissé de déclaration de modification n° W802000318 du 28 janvier 2008 Affiliation à la FFA en date du 22 septembre 2008 sous le numéro 080052